STAN PRAWNY NA 28 WRZEŚNIA 2022 Ocena funkcjonowania systemu HACCP w przedszkolu Opracowała: Anna Torbicka, pedagog w zakresie pracy opiekuńczej i socjalno-wychowawczej. Zaktualizowała: Elżbieta Bukowiecka-Górny, wieloletni dyrektor przedszkola, nauczyciel dyplomowany. Autorka artykułów z zakresu zarządzania przedszkolem oraz programów edukacyjnych. Pracę zawodową rozpoczęła w Publicznym Przedszkolu nr 2 w Pile. Pełni funkcję społecznego kuratora w sądzie rodzinnym, jest także ekspertem ds. awansu zawodowego nauczycieli Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2021 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 195 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie pobierania i przechowywania próbek żywności przez zakłady żywienia zbiorowego typu zamknię-tego (Dz.U. z 2007 r. Nr 80 poz. 545), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placów-kach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1604), • Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz.Urz. UE.L. z 2004 r. Nr 139 poz. 1), • Rozporządzenie Komisji (UE) 2021/382 z dnia 3 marca 2021 r. zmieniające załączniki do rozporządzenia (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie hi-gieny środków spożywczych w odniesieniu do zarządzania alergenami pokarmowymi, redystrybucji żywności i kultury bezpieczeństwa żywności (Dz.Urz. UE.L. z 2021 r. Nr 74 poz. 3), • Rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności (Dz.Urz. UE.L. z 2002 r. Nr 31 poz. 1). Oceniając funkcjonowanie systemu HACCP w przedszkolu, uzyskuje się odpowiedzi na py-tania, czy wdrożony system HACCP działa prawidłowo, czy jest skuteczny, czy należy go udoskonalić. Niniejszy artykuł koncentruje się na kontroli procedur zapewnienia bezpieczeń-stwa wydawanych posiłków oraz procedur przestrzegania zasad higienicznych w przedszkol-nej stołówce. Jak przygotować się do kontroli? W celu dokonania oceny funkcjonowania systemu HACCP konieczne jest ustalenie, czy pro-cedury i instrukcje w tym zakresie są skuteczne i czy przynoszą założone efekty, tj. czy za-pewniają bezpieczne produkty żywnościowe. Dyrektor przedszkola zobowiązany jest ustano-wić procedurę weryfikacji systemu HACCP, aby można było stwierdzić jej zgodność z zało-żeniami oraz określić skuteczność wdrożenia i aktualizowania systemu. Weryfikacja powinna być dokonana wkrótce po wdrożeniu systemu (pierwsza ocena), a następnie według przyjęte-go planu częstotliwości oraz każdorazowo, jako przegląd systemu, po wprowadzeniu zmian i/lub w razie zaistniałych problemów. Planowanie i wyznaczanie celów Chcąc efektywnie przygotować się do kontroli systemu HACCP, trzeba najpierw zaplanować działania związane z jego weryfikacją – zgodnie z normą PN-EN ISO 22000:2018-08 Systemy zarządzania bezpieczeństwem żywności. Wymagania dla każdej organizacji należącej do łań-cucha żywnościowego, w której określono wymagania dotyczące systemu zarządzania bezpie-czeństwem żywności (FSMS), aby umożliwić organizacji, która jest bezpośrednio lub pośred-nio zaangażowana w łańcuch żywnościowy: • zaplanowanie wdrożenia, działanie, utrzymywanie i aktualizowanie systemu zarzą-dzania bezpieczeństwem żywności, zapewniającego dostarczanie bezpiecznych wyro-bów i usług zgodnie z zamierzonym użyciem, • wykazywanie zgodności z obowiązującymi wymaganiami ustawowymi i regulacyjnymi dotyczącymi bezpieczeństwa żywności, • określenie i ocenianie wzajemnie uzgodnionych z klientami wymagań bezpieczeństwa żywności i wykazywanie zgodności z nimi, • skuteczne komunikowanie o zagadnieniach związanych z bezpieczeństwem żywności stronom zainteresowanym w łańcuchu żywnościowym, • upewnianie się, że organizacja przestrzega własnej, ustalonej polityki bezpieczeństwa żywności, • wykazywanie zgodności odpowiednim stronom zainteresowanym, • uzyskanie certyfikacji lub rejestracji systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności przez organizację zewnętrzną lub dokonywanie samooceny bądź składanie deklaracji zgodności z ww. normą. Planowanie weryfikacji powinno określać: • cel, • metody, • częstotliwość, • odpowiedzialność za prowadzenie działań weryfikacyjnych. Przygotowując się do kontroli funkcjonowania systemu HACCP w przedszkolu, warto na-zwać ogólne cele, jakie stoją przed weryfikującymi system. Są to: • zapewnienie aktualności i adekwatności systemu – aktualizacja informacji wejścio-wych systemu; do danych wejściowych należą m.in. informacje dotyczące działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów obejmujących bezpieczeństwo wydawanych posiłków i przestrzeganie zasad higienicznych w stołówce, analizy wy-ników działań weryfikacyjnych, przeglądu działań z zakresu komunikacji, łącznie z informacjami zwrotnymi od klientów (rodziców dzieci), zewnętrznych audytów lub inspekcji (sanepidu), • ocena skuteczności wdrożenia systemu GHP/GMP i HACCP, • identyfikacja obszarów, w których system może być doskonalony. Z kolei wskazując szczegółowe cele działań weryfikacyjnych, należy wymienić następujące z nich: • aktualizacja właściwości produktów (np. nowe posiłki dla dzieci posiadających zale-cenie stosowania diety), • aktualizacja dokumentacji (zależna od aktualizacji właściwości produktów, nowych środków nadzoru, nowych dostawców, zmian w środowisku produkcyjnym, noweliza-cji przepisów prawnych, np. dokumentacji dotyczącej dostawy nowego surowca, z którego sporządzany jest posiłek dietetyczny), • potwierdzenie wdrożenia wymagań w ramach Programów Warunków Wstępnych – GHP, GMP, • sprawdzenie, czy przeprowadzona analiza zagrożeń jest aktualna i adekwatna do cha-rakteru działalności przedszkola, • sprawdzenie, czy dokumentacja w ramach Programów Warunków Wstępnych – GHP, GMP oraz plan HACCP są wdrożone i skuteczne, • potwierdzenie, że krytyczne punkty kontrolne są utrzymywane w granicach przyjętych tolerancji, • sprawdzenie, czy reszta dokumentacji przedszkolnej jest wdrożona i skuteczna. Metody kontroli Przeprowadzenie weryfikacji może odbywać się m.in. za pomocą takich metod jak: przeglądy, badania i audyty. Do procedur weryfikacyjnych zaliczamy: • przegląd i rewizję planu HACCP, a także nadzorowanie/sprawdzanie zapisów doku-mentujących funkcjonowanie systemu HACCP czy tylko ustalonych CCP, • rewizję ustalonych zapisów monitorowania w CCP (Krytyczne Punkty Kontroli) względem ich adekwatności w procesie zapewniania bezpieczeństwa produktu koń-cowego oraz zapisów innych wykonywanych czynności zaplanowanych w systemie, • wizualną inspekcję operacji w celu upewnienia się, że krytyczne punkty kontroli (CCP) są odpowiednio nadzorowane – wyrywkowe pobieranie próbek i ich analiza la-boratoryjna, • ocenę skuteczności opracowanych działań korygujących w stosunku do występujących odchyleń – przegląd modyfikacji dokonanych w obrębie planu HACCP, • aktualizację systemu, • dokonywanie oceny stanu sanitarnego i technicznego, • współpracę z urzędową kontrolą żywności podczas kontroli, np. przez sanepid. W ramach weryfikacji okresowej dokonywana jest: • ocena stopnia spełnienia wymagań określonych w dokumentacji, tj. w instrukcjach i procedurach zapewniających bezpieczeństwo wydawanych posiłków oraz przestrze-gania zasad higienicznych w stołówce, czyli ocena skuteczności nadzoru nad doku-mentacją, • ocena skuteczności wdrożonego systemu HACCP (przegląd planu HACCP i zapisów, przegląd wszelkich odchyleń i podjętych działań korygujących w CCP, analiza rekla-macji, analiza uzyskanych wyników badań analitycznych), • opracowanie działań korygujących i naprawczych (w przypadku wykrycia nieprawi-dłowości), • opiniowanie i zatwierdzanie propozycji zmian w systemie, • ocena wyników badania gotowego wyrobu. Wszystkie dane zebrane podczas weryfikacji muszą zostać przechowywane oraz analizowane. Weryfikację systemu HACCP warto przeprowadzić przynajmniej raz w roku. Przygotowując się do weryfikacji, należy wziąć pod uwagę, że rozkład czasowy, zakres oraz częstotliwość działań weryfikacyjnych powinny uwzględniać istotność procesów i obszarów z punktu wi-dzenia bezpieczeństwa żywności, a także konieczność pilnej oceny skuteczności podjętych działań korygujących w wyniku ujawnionych w poprzednich działaniach weryfikacyjnych nieprawidłowości funkcjonowania systemu. Weryfikacja może bowiem obejmować przegląd całego systemu i dokumentacji/zapisów z nim związanych lub pewnych elementów systemu, np. takich jak przybliżane w niniejszym tekście. Kto przeprowadza kontrolę? Decydując o tym, kto dokona weryfikacji, trzeba pamiętać o generalnej zasadzie w zakresie odpowiedzialności, a mianowicie, że nie powinno się oceniać własnej pracy. Weryfikacji na-leży dokonać w sposób bezwzględnie niezależny, bezstronny i obiektywny. Ze względu na istotę przedmiotu weryfikacji trzeba zadbać, aby dokonywał jej personel, który będzie odpo-wiednio wykwalifikowany i przeszkolony w tym zakresie. Stąd weryfikacją okresową w przedszkolu powinien zająć się np. zespół ds. HACCP, a weryfikacją bieżącą np. dyrektor. Pamiętać też należy, że za bieżącą kontrolę wdrożenia systemu odpowiada dyrektor jako pra-codawca, nawet jeśli zostanie ona zlecona zastępcy czy intendentowi. Weryfikację systemu HACCP przeprowadza się zgodnie z dotyczącą jej instrukcją, zawiera-jącą następujące elementy: 1. Jak często przeprowadza się weryfikację w przedszkolu? 2. Kto przeprowadza weryfikację (np. dyrektor przedszkola)? 3. Czy weryfikacja jest przeprowadzana zgodnie z ustalonym schematem określonym w formularzu weryfikacji? 4. Co ocenia osoba przeprowadzająca weryfikację (np. postępowanie zgodnie z procedu-rami zapewnienia bezpieczeństwa wydawanych posiłków i procedurami przestrzegania zasad higienicznych w stołówce przedszkolnej, przestrzeganie instrukcji dotyczących systemu HACCP, stan higieniczno-sanitarny pomieszczeń przedszkolnych, po-stępowanie według instrukcji GHP/GMP, prowadzenie dokumentacji, w tym dokony-wanie odpowiednich pomiarów i zapisów)? 5. Czy i gdzie odnotowuje się spostrzeżenia i wnioski z weryfikacji (np. lista kontrolna)? 6. Czy osoba przeprowadzająca weryfikację dokonuje oceny i podsumowania oraz wy-ciąga wnioski i formułuje odpowiednie zalecenia (np. raport)? Audyt jako najskuteczniejsze narzędzie weryfikacji systemu HACCP Prawidłowo wdrożony i działający system HACCP/GHP/GMP powinien zapewnić bezpie-czeństwo żywności dzięki stałemu monitorowaniu zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych w procesie przygotowywania posiłków i przechowywania produktów. Celem audytu jest ujawnienie niezgodności, które mają być podstawą do dalszego doskonalenia sys-temu. Podczas audytu zbierane są obiektywne dowody, które umożliwiają dokonanie oceny: • stopienia zgodności z wymaganiami, • czy system HACCP jest przestrzegany w praktyce, • czy system HACCP zapewnia bezpieczeństwo żywności, • czy system jest odpowiedni i skuteczny, • podejmowania decyzji dotyczących systemu, • możliwości znalezienia rozwiązań poprawiających jego funkcjonowanie. Weryfikacji systemu HACCP można dokonywać, przeprowadzając audyt o określonym celu, zakresie i kryteriach. 1. Cel audytu – określa, co należy osiągnąć w wyniku audytu. Może obejmować określe-nie zakresu zgodności audytowanego systemu zarządzania lub jego części z kryteriami audytu, ocenę zdolności systemu zarządzania do zapewnienia zgodności z wymaga-niami wynikającymi z ustaw, przepisów i umów, ocenę skuteczności systemu zarzą-dzania w osiąganiu wyspecyfikowanych celów, identyfikację obszarów potencjalnego doskonalenia systemu zarządzania. W przypadku kontroli omawianej w artykule celem audytu może być określenie zakresu zgodności audytowanego obszaru systemu HACCP w przedszkolu z procedurami zapewniania bezpieczeństwa wydawanych po-siłków i przestrzegania zasad higienicznych w stołówce. 2. Zakres audytu – to obszar i granice audytu, obejmuje opis fizycznych lokalizacji (przedszkole), jednostek organizacyjnych (kuchnia przedszkolna, stołówka), działal-ności i procesów (catering), a także ramy czasowe audytu, tj. kiedy audyt będzie reali-zowany (wyznaczenie terminu). 3. Kryteria audytu – są to odniesienia, w stosunku do których określana jest zgodność lub brak zgodności. Mogą obejmować mające zastosowanie polityki, procedury, nor-my, prawo i przepisy lub wymagania systemu zarządzania, wymagania umów. Za obiektywne dowody potwierdzające prawidłowość funkcjonowania systemu można uznać takie, które są oparte na: • przeglądzie dokumentacji systemowej, • obserwacji ogólnego porządku, higieny, zachowań pracowników, gestów, demonstracji wykonywanych czynności, • przeprowadzonym wywiadzie bezpośrednim – zorientowanie w temacie, ocena przej-rzystości i jasności udzielanych wypowiedzi, • przeprowadzaniu analiz – losowe pobieranie próbek, badanie w wybranych punktach krytycznych, badanie półproduktów i produktów końcowych, ocena rzeczywistych warunków przechowywania i wydawania przygotowanych posiłków, a także spoży-wania przez podopiecznych. Podstawowym narzędziem audytora w zbieraniu obiektywnych danych jest lista kontrolna, która stanowi zestawienie pytań lub zagadnień dotyczących audytowanego obszaru, zgodnie z zakresem i w odniesieniu do kryteriów i celu audytu. Lista ma na celu pomóc audytorowi w realizacji zaplanowanych zadań audytowych. Zadawane w liście kontrolnej pytania nie mogą sugerować rozmówcy audytora odpowiedzi, dlatego też powinny mieć charakter pytań otwartych. Dowody z audytu powinny być oceniane w odniesieniu do kryteriów audytu w celu opracowania ustaleń z audytu. Ustalenia te mogą wskazywać na zgodność lub nie-zgodność z kryteriami audytu. Niezgodność to każde udowodnione niespełnienie ustalonego wymagania. W HACCP niezgodności stopniowane są w zależności od ryzyka zagrożenia, które odnoszone jest do zdrowia i życia konsumenta, jakim jest w tym przypadku wychowa-nek przedszkola, brane jest zatem pod uwagę bezpieczeństwo zdrowotne przygotowywanych posiłków. Oceniając niezgodności, audytorzy powinni zdawać się na swoją wiedzę i doświad-czenie, dążąc do ocen wyważonych i nienaznaczonych żadnymi preferencjami. Dokumentowanie działań kontrolnych Dokumentowanie stwierdzonych niezgodności obejmuje: • identyfikację obszaru, w którym stwierdzono niezgodność (karta niezgodności), • identyfikację wymagania (numer lub nazwa dokumentu, wydanie, rozdział/punkt), • zwięzły opis faktu i przytoczone dowody (np. numery lub dane identyfikacyjne sta-nowiska, urządzenia, dokumentu, funkcja osoby udzielającej informacji). Audyt powinien kończyć się sformułowaniem wniosków, które będą dotyczyć m.in.: • zakresu zgodności systemu zarządzania z kryteriami audytu, • skutecznego wdrożenia, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania, • zdolności procesu przeglądu zarządzania do zapewnienia ciągłej przydatności, ade-kwatności, skuteczności i doskonalenia systemu zarządzania. Wnioski i ustalenia są ujmowane w raporcie z audytu. Raport ten zawiera ponadto: cele au-dytu, zakres, identyfikację audytowanego i klienta audytu, identyfikację zespołu audytujące-go, datę i miejsce przeprowadzanego audytu i kryteria audytu. Podsumowanie Weryfikacja systemu HACCP jest elementem składowym wdrażania tego systemu w placów-ce. Nie wolno zatem lekceważyć roli kontroli i oceny jego funkcjonowania, gdyż rzetelnie przeprowadzona weryfikacja zapewnia bezpieczeństwo żywności w placówce.