STAN PRAWNY NA 21 WRZEŚNIA 2022 Druki ścisłego zarachowania w przedszkolu Opracowała: Aneta Chamczyńska-Penkala, prawnik. Zaktualizował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 18 stycznia 2017 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700 ze zm.). Pod pojęciem druków ścisłego zarachowania należy rozumieć formularze powszechnego użytku, w stosunku do których stosuje się specjalną ewidencję. Ma ona na celu wykluczenie ewentualnych nadużyć w związku ze stosowaniem druków w praktyce. Druki ścisłego zara-chowania podlegają numeracji, ewidencji, kontroli oraz zabezpieczeniu. Rozporządzenie w sprawie świadectw, dyplomów i innych druków wskazuje, że drukami ści-słego zarachowania są: świadectwa, certyfikaty, dyplomy, dyplomy potwierdzające kwalifi-kacje zawodowe, aneksy, zaświadczenia, zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksy, legitymacje szkolne, e-legitymacje szkolne, legity-macje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych oraz ich duplikaty (§ 5 ust. 1). Ponadto już samo przedszkole do kategorii takich druków może zaliczyć również inne dokumenty, np. czeki gotówkowe, legitymacje pracownicze, arkusze spisu z natury czy dowody wpłaty do kasy – KW. Ewidencja W przypadku ewidencjonowania druków zastosowanie mają przepisy Ustawy o rachunkowo-ści, w zakresie dotyczącym m.in. techniki prowadzenia w księgach oznaczeń (art. 13 ust. 4), chronologicznej numeracji (art. 14), korekty błędów (art. 25 ust. 1 pkt 1) lub inwentaryzacji (art. 26). Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić w specjalnie założonej w tym celu księdze. Zamieszcza się w niej datę, liczbę i numer przyjętych i wydanych formularzy, a także informację, komu dany druk został wydany. Księga powinna być zszyta i zalakowana, a na jej ostatniej stronie należy umieścić zapis o liczbie stron, podpis i pieczątkę dyrektora przedszkola oraz głównego księgowego, a także pieczęć przedszkola. Drukom, które nie są fabrycznie ponumerowane, numer nadaje się bezpośrednio przed ich wydaniem. Ponadto na podstawie § 5 ust. 6 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwo-wych i innych druków przedszkole powinno prowadzić imienną ewidencję, jeżeli wydaje legi-tymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych. Taka ewidencja obejmuje: • imię (imiona) i nazwisko dziecka, • numer wydanej legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przy-gotowania przedszkolnego, • datę odbioru legitymacji lub zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygo-towania przedszkolnego, • podpis rodzica odbierającego legitymację, zaświadczenie o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego lub duplikat. Obowiązki dyrektora przedszkola Dyrektor przedszkola jako kierownik placówki jest zobowiązany do wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania oraz wskazania miejsca do ich przechowywania i zabezpieczania ich przed zniszczeniem lub ewentualną kradzieżą. Do zadań wyznaczonego pracownika należy w szczególności: nadawanie numerów ewiden-cyjnych dokumentom, sprawdzanie serii i numerów, sporządzanie protokołów z kradzieży lub zniszczenia dokumentów, a także dbanie o ich właściwe przechowywanie. Pracownik może wydać druk ścisłego zarachowania jedynie na podstawie upoważnienia wy-stawionego przez dyrektora przedszkola, po uprzednim przedłożeniu zapotrzebowania, w któ-rym określony został rodzaj i liczba potrzebnych druków. Upoważnienie powinno wskazywać liczbę i rodzaj dokumentów oraz pracownika wyznaczonego do ich odbioru. Jeżeli wcześniej wydany był bloczek druków samokopiujących, wydanie nowego może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii druków. Przechowywanie Druki ścisłego zarachowania oraz wszelka dokumentacja z nimi związana, np. księgi ewiden-cyjne, protokoły przyjęcia, w tym również druki anulowane, muszą być odpowiednio zabez-pieczone i przechowywane. Dopuszczalne jest anulowanie druku, które wykonuje się poprzez umieszczenie na nim odcisku pieczęci o treści „anulowano” z datą i czytelnym podpisem oso-by upoważnionej do dokonania takiej czynności. Druki przechowywać należy przez pięć lat, a placówka może określić warunki tego przecho-wywania, np. czeki można składować w segregatorze w papierowej kopercie. Ważne jest, aby druki były przechowywane w taki sposób i w takim miejscu, by uniemożliwić do nich dostęp osobom trzecim, np. w kasie pancernej lub zamykanej na klucz szafie. Po upływie pięciolet-niego okresu przechowywania druki można komisyjnie zniszczyć, a z czynności tej należy sporządzić stosowny protokół. Inwentaryzacja W celu ustalenia stanu faktycznego druków ścisłego zarachowania, tj. czy zapisy w księdze odzwierciedlają liczbę i jakość druków, powinna zostać przeprowadzona inwentaryzacja. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości czynność ta powinna być przeprowadzana nie rzadziej niż raz w roku, przez powołaną do tego celu komisję inwentaryzacyjną, która po zakończeniu pracy sporządza protokół określający liczbę, rodzaje, serie i numery przechowywanych dru-ków. W protokole komisja może również zawrzeć uwagi co do prawidłowości gospodarowa-nia drukami. Kontrola i nadzór nad drukami ścisłego zarachowania Zgodnie z art. 68 ust. 1 Ustawy o finansach publicznych kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kon-troli jest zapewnienie w szczególności: • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, • skuteczności i efektywności działania, • ochrony zasobów, • wiarygodności sprawozdań, • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, • efektywności i skuteczności przepływu informacji, • zarządzania ryzykiem. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki, tj. dyrektora przedszkola (art. 69 ust. 1 pkt 3 ww. Ustawy). Częstotliwość przeprowadzania kontroli oraz skład komisji kontrolnej powinny wynikać z instrukcji kontroli wewnętrznej. Sporządzenie takiego dokumentu ma na celu zapobiegnięcie ewentualnym nadużyciom w gospodarowaniu drukami ścisłego zarachowania. Dokument może stanowić załącznik do regulaminu placówki lub być odrębnym dokumentem wydanym na podstawie zarządzenia dyrektora placówki. Instrukcja kontroli wewnętrznej powinna okre-ślać w szczególności: • co stanowi druk ścisłego zarachowania i co należy do tej kategorii, • gdzie i jak długo druki należy przechowywać, • kto jest odpowiedzialny za gospodarkę, ewidencjonowanie i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania, • komu i na jakiej podstawie może być wydany druk ścisłego zarachowania, • kto dokonuje sprostowań w księgach, • jakie jest postępowanie w przypadku zaginięcia lub zniszczenia druku. Podobnie jak w przypadku inwentaryzacji, z przeprowadzonej kontroli powinien być sporzą-dzony protokół zawierający w szczególności informacje o dacie przeprowadzonej kontroli, jej przedmiocie, stwierdzonych uchybieniach oraz zaleceniach i wyznaczeniu daty naprawy uchybień. Dokument powinien być podpisany przez zespół kontrolujący i przechowywany przez dyrektora placówki. Ponadto kontrola może być przeprowadzona przez organ założycielski, gdy zachodzi uzasad-nione podejrzenie co do niewłaściwego i sprzecznego z prawem gospodarowania drukami. Zginięcie lub kradzież druku ścisłego zarachowania Żadne przepisy prawa wprost nie wskazują, jakie powinny zostać wdrożone procedury w sy-tuacji zaginięcia lub kradzieży druku ścisłego zarachowania. Dlatego też przedszkole powinno samo określić sposób postępowania w takim przypadku. Stosowna regulacja może zostać zawarta w załączniku do statutu przedszkola czy też w odrębnym dokumencie, np. wydanym na podstawie zarządzenia dyrektora. Zapisy dotyczące postępowania w razie stwierdzenia kradzieży lub zaginięcia druków ścisłego zarachowania mogą określać, czy zachodzi ko-nieczność sporządzenia stosownego protokołu oraz czy należy złożyć zawiadomienie do or-ganów ścigania lub powiadomić bank, jeśli doszło do utraty wydanych przezeń czeków. Nie-zależnie od podjętych działań, niezbędne będzie dokonanie odpowiedniego zapisu w księdze druków, odzwierciedlającego nowy stan rzeczy.