STAN PRAWNY NA 25 LISTOPADA 2022 Archiwizacja dokumentacji w przedszkolu Opracowała: Anna Torbicka, sekretarz szkoły, starszy inspektor ds. BHP, pedagog w zakresie pracy opiekuńczej i socjalno-wychowawczej. Zaktualizował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Ustawa z dnia 7 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1138 ze zm.), • Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 504 ze zm.), • Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1340 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie or-ganizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania ma-teriałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niear-chiwalnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej do-kumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.). Placówka przedszkolna, tak jak każdy zakład pracy, posiada właściwą dla siebie dokumenta-cję, którą należy archiwizować. Zgodnie z art. 23 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej. Materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności przedszkola tworzą państwowy zasób archiwalny. W myśl art. 33 ust. 1 ww. Ustawy w placówce przed-szkolnej będącej jednostką samorządu terytorialnego tworzy się archiwa zakładowe, przy czym w razie potrzeby można utworzyć więcej niż jedno. Archiwizacją dokumentów zajmują się pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowa-dzenie i obsługę archiwum zakładowego (składnicy akt) w przedszkolu (np. nauczyciel, se-kretarka) albo wynajęty archiwista. Osoba taka powinna mieć przynajmniej wykształcenie średnie i ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia. Odpowiedzialna jest ona za: • przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego, • inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przeka-zanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego, • sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego/składnicy akt, uwzględniającego/uwzględniającej m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszcze-gólnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwo-wego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej; sprawozdanie składa dyrek-torowi przedszkola jako bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości właściwemu miejscowo archiwum państwowemu. W tym miejscu należy przywołać art. 276 Kodeksu karnego wskazujący na konsekwencje nieodpowiedniego postępowania z dokumentacją – kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecz-nym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Jakiej dokumentacji przedszkolnej dotyczy archiwizacja? W przedszkolu należy archiwizować dokumentację: • kadrową obejmującą akta osobowe i dokumentację emerytalną, • księgową dotyczącą podatków i rachunkowości, • dotyczącą nauczania. W odniesieniu do każdego rodzaju dokumentacji powinna więc powstać instrukcja kancela-ryjna określająca zasady postępowania z dokumentami. Akta osobowe pracowników Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest w szczególności zobo-wiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. W myśl § 3 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują: • w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzo-ne w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekar-skie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań le-karskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 k.p.), • w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: o oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, o umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.), o zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, o dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych wa-runkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, o potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:  z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.),  z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 k.p.),  z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji; o potwierdzenie poinformowania pracownika o:  warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 k.p.) oraz o zmianie warun-ków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 k.p.),  celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),  ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.); o potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawi-ciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wyko-nywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 k.p.), o dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpie-czeństwa i higieny pracy, o oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie, o dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyli-czenia się (art. 124 i art. 125 k.p.), o dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasa-dach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, o dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p.), o dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodziciel-skiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, o dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykony-waniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e k.p.), o dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 k.p.), o oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 k.p.), o dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 k.p.), o skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:  wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),  okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 k.p.); o umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozo-stawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 k.p.), o wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 k.p.), o dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, o dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy; • w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnię-ciem stosunku pracy, w tym: o oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, o wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, o dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.), o kopię wydanego świadectwa pracy, o potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pra-cę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, o umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 k.p.), o skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 k.p.); • w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z pono-szeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie okre-ślonego czasu. Dokumenty gromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny zostać ponu-merowane i przechowywane w porządku chronologicznym (§ 4 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzie-lonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowa-nie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunię-ciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzie-loną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Zgodnie z kolei z § 6 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze sto-sunkiem pracy obejmującą: • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: o ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:  liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,  liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,  liczbie godzin nadliczbowych,  dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,  liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,  rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,  rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,  wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,  czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocia-nym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygo-towania zawodowego; o wnioski pracownika dotyczące:  udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,  ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywa-nia przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.),  ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.),  stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),  stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),  stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pra-cy (art. 1401 § 1 k.p.),  stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 k.p.); o dokumenty związane:  ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.),  z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 k.p.),  z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy; o zgoda:  pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i dele-gowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.),  pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.); • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 k.p.), • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indy-widualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za uży-wanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 k.p.). Zgodnie z § 8 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowy-waną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym prze-chowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabez-pieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Dokumentacja emerytalna Według art. 125a ust. 4 Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne do-wody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Zgodnie z ust. 4a tej regulacji płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, kar-ty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wy-miaru emerytury lub renty ubezpieczonego przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: • ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczone-go zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r., • został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ponieważ okresy przechowywania niektórych spośród ww. dokumentów, regulowane we wskazywanych aktach prawnych, często z sobą kolidują, w każdym przypadku należy brać pod uwagę przepis wskazujący na dłuższy okres przechowywania. Takie postępowanie za-bezpiecza przed naruszeniem ustawowych terminów oraz eliminuje niebezpieczeństwo pono-szenia odpowiedzialności odszkodowawczej z tego tytułu. Dokumentacja księgowa dotycząca podatków Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upły-wu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W myśl art. 3 pkt 4 Ordynacji księga podatkowa obejmuje: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewi-dencje oraz rejestry, które zobowiązani są prowadzić podatnicy na podstawie odrębnych przepisów, płatnicy lub inkasenci do celów podatkowych. Termin dotyczący upływu okresu przedawnienia zobowiązania ksiąg podatkowych został określony w art. 70 ww. Ustawy. Zgodnie z § 1 zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. W związku z tym księgi podatkowe należy przechowywać przez pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płat-ności podatku. Artykuł 70 § 2 Ordynacji mówi o przypadkach, w których bieg zobowiązania podatkowego może być zawieszany, a w konsekwencji przedłużany, co powoduje automatycznie, że księgi podatkowe trzeba przechowywać dłużej. Terminy wskazane w przywołanym art. 70 określają minimalny czas przechowywania wskazywanej dokumentacji. Można przyjąć termin dłuższy, uwzględniając okresy zawieszenia biegu przedawnienia. Każde przechowywanie dokumenta-cji wiąże się z koniecznością zapewnienia miejsca składowania dokumentów w archiwum zakładowym. Dokumentacja księgowa w zakresie rachunkowości Terminy przechowywania dokumentów księgowych o charakterze rachunkowym określa art. 74 Ustawy o rachunkowości. Ustęp 1 tego przepisu wskazuje, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe (odmowa podpisu sprawozdania finansowego) podlegają przecho-wywaniu przez okres co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Natomiast ust. 2 określa czas przechowy-wania pozostałych dokumentów: • księgi rachunkowe – pięć lat, • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż pięć lat, • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez pięć lat od początku roku następu-jącego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krót-szy niż pięć lat od upływu jej ważności, • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, • dokumenty inwentaryzacyjne – pięć lat, • pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – pięć lat. Wskazane wyżej okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, o czym mowa w art. 74 ust. 3 Ustawy o rachunko-wości. Dokumentacja związana z nauczaniem Rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji wymienia następujące rodzaje dokumentacji związanej z nauczaniem, którą należy prowadzić w placówce przedszkolnej: • dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola, w którym dokumentuje się przebieg pracy wychowawczo-dydaktycznej z dziećmi w danym roku szkolnym (§ 2 ust. 1 Rozporządzenia), • dzienniki zajęć dydaktyczno-wyrównawczych i specjalistycznych oraz innych zajęć, które nie są wpisywane do dziennika zajęć przedszkola, jeżeli jest to uzasadnione ko-niecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej (§ 11 ust. 1 Rozporządzenia), • przedszkole, które organizuje zespołowe zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze dla dzieci z upośledzeniem umysłowym w stopniu głębokim, prowadzi dla każdego ze-społu dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w którym dokumentuje się przebieg tych zajęć w danym roku szkolnym; w przypadku dzieci zakwalifikowanych do indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego albo uczestnictwa w indywidualnych zajęciach rewalidacyjno-wychowawczych przedszko-le prowadzi dla każdego, odpowiednio, dziennik indywidualnych zajęć lub dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (§ 12 ust. 2 i § 13 Rozporzą-dzenia), • pedagog, pedagog specjalny, psycholog, logopeda zatrudnieni w przedszkolu prowa-dzą dziennik, do którego wpisują tygodniowy plan swoich zajęć, zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, imiona i nazwiska dzieci objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocy psychologiczno-pedagogicznej, oraz in-formacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałają przy wyko-nywaniu swoich zadań (§ 18 Rozporządzenia), • dla każdego dziecka objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną w indywidualnej teczce przechowuje się dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzo-nych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego i lekarza (§ 19 Rozporządzenia). Zgodnie z § 26 Rozporządzenia dyrektor ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuń-czej oraz za wydawanie przez przedszkole dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją. Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt O tym, jak traktować poszczególne typy dokumentów oraz ile wynoszą okresy ich przecho-wywania, decydują jednolite rzeczowe wykazy akt. Wprowadzając instrukcję kancelaryjną i jednolity wykaz akt, warto odwołać się do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz Rozpo-rządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archi-walnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Należy przy tym zaznaczyć, że pierwsze z wymienionych rozporządzeń nie jest obowiązujące dla przed-szkola, można jedynie wykorzystać postanowienia w nim zawarte, sporządzając instrukcję kancelaryjną czy jednolity rzeczowy wykaz akt. Odpowiedzialność dyrektora placówki przedszkolnej Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w po-staci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pra-cy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Zgodnie z ust. 9b praco-dawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegro-żących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Naruszenie przez pracodawcę tego obowiązku stanowi wykroczenie. Osoba będąca praco-dawcą lub działająca w jego imieniu, pozostawiając dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 7 k.p.). Także Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w kilku miejscach mówi o ww. obowiązku: • dyrektor zobowiązany jest zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą (art. 6): o powstającej w placówce dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg zała-twiania i rozstrzygania spraw, o nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w powyż-szym punkcie; • dyrektor placówki przedszkolnej jest zobowiązany zapewnić należyte warunki prze-chowywania materiałów archiwalnych, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów (art. 12). • dyrektor przedszkola jest obowiązany zapewnić (art. 34 ust. 1): o gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych mu archiwów zakładowych, o klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niear-chiwalnej, a także przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Zadania, o których mowa w pkt. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarzą-dzania dokumentacją będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumen-towania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o czym mowa w art. 6 ust. 1a ww. Ustawy. Zgodnie z art. 35 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach archiwa zakładowe obejmują zasięg działania placówki, w której zostały utworzone. Do korzystania z niego przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie dyrektora przedszkola, w którym istnieje archiwum. Ponadto według art. 52 Ustawy kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy, podlega karze pozbawienia wolności do lat trzech. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.