STAN PRAWNY NA 5 STYCZNIA 2022 Obowiązki dyrektora poradni niepublicznej na początku roku kalendarzowego Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz wielu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), • Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2351), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762), • Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1930), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j Dz.U. z 2021 r. poz. 573 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1604). Początek roku kalendarzowego to okres, w którym dyrektor ma do wykonania wiele przewidzianych przepisami prawa czynności mających istotne znaczenie. Wpływają one bowiem zarówno na sferę finansów jednostki, jak i kwestie kadrowe. Warto zatem zapoznać się z najważniejszymi obowiązkami dyrektora poradni niepublicznej. Inwentaryzacja Poradnie są podmiotami podlegającymi Ustawie o rachunkowości, a co za tym idzie, mają również obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji. Zgodnie z art. 26 Ustawy jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: • aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w punktach poprzednich oraz wymienionych w punktach poprzednich, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 Ustawy o rachunkowości terminy przeprowadzania inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Procedura przeprowadzania inwentaryzacji zachodzi zatem na przełomie roku i jest obowiązkiem występującym zarówno na koniec roku obrotowego, jak i początek następnego. BHP Na podstawie art. 68 ust. 1 pkt 6 Ustawy Prawo oświatowe dyrektor jest obowiązany do wykonywania zadań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa uczniom i nauczycielom w czasie zajęć organizowanych przez poradnię. Ten ogólnie sformułowany wymóg został skonkretyzowany regulacjami Rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach. Obowiązkiem, który można wykonać na początku każdego roku kalendarzowego, jest ten wynikających z treści § 3 Rozporządzenia, zgodnie z którym dyrektor co najmniej raz w roku dokonuje kontroli zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do placówki oraz określa kierunki ich poprawy. Z ustaleń kontroli sporządza się protokół, który podpisują osoby biorące w niej udział. Kopię protokołu dyrektor przekazuje organowi prowadzącemu. Zauważyć należy, że analogiczny obowiązek wynika również z regulacji art. 62 Ustawy Prawo budowlane. Zgodnie z tym przepisem obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego: • elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, • instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, • instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych). Roczne sprawozdanie finansowe Z Ustawy o rachunkowości wynika również obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 52 tej Ustawy kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom. Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki (dyrektor poradni). Zgodnie z art. 45 ust. 2 Ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z: • bilansu, • rachunku zysków i strat, • informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Podstawą sporządzenia sprawozdania finansowego są księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z wymogami zawartymi w art. 23 i 24 Ustawy. Zgodnie z art. 23 ust. 1 zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Z kolei art. 24 stwierdza, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności, jeśli: • udokumentowane zapisy pozwalają na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, • zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, • w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, • zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: • pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w punkcie poprzednim, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, • ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Planowanie urlopów Zgodnie z art. 64 ust. 3 Karty nauczyciela nauczycielom zatrudnionym w jednostkach nieferyjnych, do których zalicza się również poradnie psychologiczno-pedagogiczne, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów. Co jednak istotne, art. 64 ust. 3 nie dotyczy niepublicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, co wynika z treści art. 91b Karty nauczyciela. Co za tym idzie, do wszystkich pracowników poradni niepublicznych stosujemy regulacje Kodeksu pracy i wynikające z niego zasady planowania urlopów. Zastosowanie ma tu art. 163 k.p., zgodnie którym urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów w każdym przypadku – zarówno nauczycieli, jak i pracowników niepedagogicznych – ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie, czyli urlopu w wymiarze czterech dni w roku. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Informacje PFRON Należy również zwrócić uwagę na treść art. 21 ust. 2f Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Pracodawcy osiągający wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych, o których mowa w ust. 2, 2a i 2b (6 proc. od 2008 r.) składają Zarządowi Funduszu informacje roczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych. Informacja składana jest w terminie do 20 stycznia za rok poprzedni. Podatki Zgodnie z art. 42 ust. 1a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego (przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według siedziby lub miejsca prowadzenia działalności wykonuje swoje zadania) roczne deklaracje, według ustalonego wzoru. W przepisie tym jest mowa o rocznej deklaracji PIT-4R o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych za 2021 rok. Rozliczenie dotacji Początek roku kalendarzowego to również czas rozliczenia dotacji za rok ubiegły, otrzymanej przez niepubliczną poradnię od jednostki samorządu terytorialnego – powiatu. Zgodnie z art. 32 ust. 2 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych niepubliczne poradnie, o których mowa w art. 2 pkt 6 Prawa oświatowego, mogą otrzymywać dotacje z budżetu powiatu w wysokości i na zasadach ustalonych przez radę powiatu. Otrzymanie dotacji przez niepubliczną poradnię nie jest zatem obligatoryjne, ponieważ to rada powiatu w uchwale decyduje, czy dotacja faktycznie zostanie przyznana. Przyznanie dotacji następuje w uchwale podejmowanej na podstawie art. 38 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Co jednak istotne, uchwała ta określa nie tylko tryb udzielania dotacji, ale również tryb ich rozliczania. Oczywiście rozliczenie dotacji otrzymanej w roku budżetowym może nastąpić dopiero po jego zakończeniu, z reguły na początku następnego roku kalendarzowego. Szczegółowe terminy rozliczenia dotacji mogą się jednak różnić w poszczególnych jednostkach samorządu, w zależności od rozwiązań przyjętych przez radę powiatu.